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Stellen Sie sich eine Arztpraxis vor, die eine Software zur Verwaltung ihrer Arbeit einsetzt.
Diese Software stellt jedem Mitarbeiter einen eigenen Kalender zur Verfügung, sodass jeder Mitarbeiter seine Planung individuell verwalten kann.

Eines Tages teilt uns der Praxisinhaber mit, dass er mit den Einschränkungen seiner Praxissoftware zu kämpfen hat. Manchmal wird für die ersten 15 Minuten eines Termins ein Arzt benötigt, gefolgt von 25 Minuten mit einer Pflegekraft. Bei anderen Terminen müssen in den ersten 10 Minuten sowohl eine Pflegekraft als auch ein Arzt anwesend sein, danach dann nur noch eine Pflegekraft für weitere 25 bis 35 Minuten. Danach sollte erneut ein Arzt nach dem Patienten sehen, für ca. 5 Minuten. Dabei sollte es sich um denselben Arzt handeln, mit welchem der Termin begonnen hat.
Und so weiter.
Der Praxisinhaber teilt mit, dass seine Software hierfür keine praktikable Lösung bietet. Jeder einzelne Termin muss manuell in der Software im richtigen Kalender gespeichert und koordiniert werden. Man stelle sich vor, wie mühsam und fehleranfällig das sein kann. Insbesondere, wenn ein Termin zeitlich geändert oder sogar abgesagt wird.

Also haben wir von Codics uns eingeschaltet und geprüft, wie wir die Kalender des Praxissystems von unseren Systemen bei Codics aus steuern können. Anschließend haben wir ein entsprechendes Programm entwickelt, um die Buchungsprozesse gemäß den regelmäßigen Rückmeldungen des Praxisinhabers zu automatisieren.

Das Ergebnis war die Entstehung einer brandneuen Buchungsplattform. Das System übernimmt automatisch die Erstellung aller Terminfenster zur richtigen Zeit in den richtigen Kalendern der Praxissoftware – und zwar anhand einer einzigen Buchung, die von den Patienten selbst vorgenommen wird. Ein Algorithmus ermittelt schnell alle möglichen Terminfenster für einen ausgewählten Termin, basierend auf den benötigten Ressourcen (Ärzte, Pflegekräfte usw.) und deren erforderlichen Dauer in der angegebenen Reihenfolge. All dies geschieht innerhalb von Sekunden; Die Patienten rufen die Buchungsseite auf und sehen fast sofort alle verfügbaren Termine direkt in einem Kalender auf der Website.

Es sind keine Anrufe mehr in der Praxis erforderlich, um einen Termin zu vereinbaren und nach freien Terminen zu fragen. Bei einer Buchung wird die Praxis zudem sofort benachrichtigt, und alle Kalendertermine werden reserviert. Der Patient erhält zudem eigene Links, über die er seine Termine bei Bedarf verschieben und/oder stornieren kann – auch dies wieder ganz ohne Anrufe. Wenn ein Patient seinen Termin ändern möchte, werden die Terminvorschläge, die er erhält, erneut mit allen betroffenen Kalendern des Praxissystems synchronisiert. Und so weiter.

Dieses Beispiel zeigt, wie manuelle Arbeit durch Maschinen automatisiert werden kann, sodass sich die Mitarbeiter Ihres Unternehmens auf andere Aufgaben konzentrieren können, welche nicht von Maschinen ausgeführt werden können.
Darüber hinaus schlägt eine Maschine innerhalb von Bruchteilen einer Sekunde stets verfügbare Termine vor. Ein Mensch hätte die Buchungsmöglichkeiten niemals so schnell ermitteln können. Dadurch wird auch die repetitive und fehleranfällige Arbeitsbelastung für das Personal in der Praxis weiter reduziert.